1. Allgemeines
Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen im Rahmen der Teilnahme an unseren Veranstaltungen verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.
2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen (Präsenz- und/oder Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Chats und Webinaren) steht, ist die Gesellschaft verantwortlich, welche die Einladung an Sie gerichtet hat – wir verweisen daher auf die dort enthaltenen Angaben.
3. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
RWE Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
RWE Platz 6
45141 Essen
E-Mail an [email protected]
4. Teilnahme an Veranstaltungen
4.1 Welche personenbezogenen Daten werden von uns zu welchen Zwecken verarbeitet und aus welcher Quelle stammen diese?
Im Zuge der Organisation sowie Durchführung von Veranstaltungen werden verschiedene Datenarten verarbeitet, die wir von Ihnen, Ihrem Auftrag-/Arbeitgeber bzw. aus öffentlichen Quellen erhalten (haben). Der Umfang hängt dabei teilweise davon ab, welche Angaben Sie oder Ihr Auftrag-/Arbeitgeber vor bzw. bei der Teilnahme an den obengenannten Veranstaltungen machen.
Im Rahmen der Einladung und etwaiger Registrierung/Anmeldung sind regelmäßig folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung:
Name, Vorname, Titel, Firma, Position im Unternehmen, Büro/Standort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn kein „Single-Sign-On“ verwendet wird) sowie weitere veranstaltungsspezifische Informationen (wenn einschlägig), wie bspw. Präferenzen hinsichtlich der Verpflegung u. Ä. [sog. Registrierungs-/Anmeldeinformationen].
Bei Teilnahme an Veranstaltungen können neben Registrierungs-/Anmeldeinformationen folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden, welche anschließend näher erläutert werden: Host- und Nutzungsinformationen zum Zwecke des technischen Betriebs wie auch Meeting-Metadaten und benutzergenerierte Informationen (je nach Inanspruchnahme von Funktionen) für die inhaltliche Ausgestaltung.
Host- und Nutzungsinformationen
IP-Adresse, Benutzeragentenkennung, Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads, MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend), Serviceversion, Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität), Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen, Zahl der Teilnehmer, Hostname, Bildschirmauflösung, Join-Methode, Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose.
Meeting-Metadaten
Thema, Beschreibung
Benutzergenerierte Informationen
Avatar/Bild
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfrage-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese während der Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon sowie von einer etwaigen Videokamera verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die genutzte Applikation oder die Einstellungen Ihres Endgerätes abschalten bzw. stummstellen. Für Zwecke der Nachbereitung der Veranstaltung können die von den Teilnehmern mündlich oder via Chat gestellten Fragen in transkribierter und aggregierter Form verarbeitet werden.
Fotografien und Aufzeichnungen (soweit angekündigt/aktiviert)
Wenn wir beabsichtigen, die Veranstaltung (oder Teile deren) aufzuzeichnen, werden wir dies Ihnen im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit rechtlich erforderlich – um eine Einwilligung bitten. Es findet keine automatische Aufzeichnung statt, die Aufzeichnungsfunktion muss vielmehr aktiv eingestellt werden.
Bei Einwahl via Telefon
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten gespeichert werden.
4.2. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Soweit personenbezogene Daten von Ihnen in Ihrer Eigenschaft als Beschäftigte/r verarbeitet werden, findet dies regelmäßig für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses statt. Darüber hinaus kann die Verarbeitung auch auf Grundlage einer einschlägigen Kollektivvereinbarung (z. B. einer Betriebsvereinbarung) erfolgen. Erfolgt Ihre Teilnahme an der Veranstaltung im Rahmen einer Vertragsbeziehung, stellt die Erfüllung dieses Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.
Sollten im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses respektive die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich, gleichwohl jedoch technische Voraussetzung bzw. elementarer Bestandteil bei der Nutzung von entsprechenden Tools sein oder aber ist die Verarbeitung kennzeichnend für den Charakter der Veranstaltung, so ist unser berechtigtes Interesse die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Dieses berechtigte Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung, u. a. an der Gewährleistung der Sicherheit, der Nutzerregistrierung, der Bereitstellung von Zugangsdaten und der (Medien-)Berichterstattung. Wir haben dabei sorgfältig abgewogen, dass Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das vorgenannte berechtigte Interesse nicht überwiegen, insbesondere da die Verarbeitung auf das für die Durchführung der Veranstaltung erforderliche Maß beschränkt ist.
Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilen (z. B. für die Aufzeichnung der Veranstaltung einschließlich Ihrer Sprach- und Bilddaten), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Verwendung der in der Einladung angegebenen Kontaktdaten widerrufen werden.
4.3. Wer bekommt Ihre Daten
Für die Einladung sowie die Durchführung der Veranstaltung werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister eingesetzt, insbesondere IT-Dienstleister, Anbieter von Veranstaltungsplattformen und Hosting-Provider, die wir ebenfalls auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet haben. Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. In begründeten Fällen, in denen die Inhalte der Veranstaltung auch für Beschäftigte anderer RWE-Konzerngesellschaften und/oder aber für die Öffentlichkeit eine Relevanz aufweisen und somit ein berechtigtes Interesse gegeben ist, können sie im Konzernverbund – etwa via Intranet – bzw. auf unserer Webseite geteilt werden. Im letzteren Fall werden wir Sie darüber gesondert informieren.
4.4. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach der Art der Veranstaltung, dem jeweiligen Verarbeitungszweck sowie etwaigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Darüber hinaus werden berechtigte Interessen (z. B. die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) im Rahmen der Löschung berücksichtigt.
5. Nutzung der Event-App
5.1. Welche personenbezogenen Daten werden von uns zu welchen Zwecken verarbeitet und aus welcher Quelle stammen diese?
Bei jedem Aufruf der Event-App bzw. deren Nutzung, erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen Ihres Endgerätes. Neben nicht personenbezogenen Daten (z. B. die Namen der abgerufenen Dateien; Datum und Uhrzeit eines Abrufs; der Name Ihres Internet Service Providers; sowie ggf. Betriebssystem und Browserversion Ihres Endgerätes; Hostname des zugreifenden Systems; Spracheinstellungen) wird dabei Ihre IP-Adresse verarbeitet. Regelmäßig sind folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort sowie weitere veranstaltungsspezifische Informationen (wenn einschlägig) und weiterhin Angaben, die Sie in dem App-eigenen Chat hinterlassen, sollten Sie der Nutzung zustimmen, sowie das Avatar-Foto, sofern Sie dieses freiwillig hochladen.
Die Daten werden von Ihnen erhoben, indem sie automatisiert von Ihrem genutzten Endgerät an unser System übermittelt werden bzw. Sie diese selbst in der Anwendung angeben.
5.2. Einsatz von Cookies
In unserer App verwenden wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die eine charakteristische Zeichenfolge enthalten. Sie ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Endgeräts. Sie werden beim Öffnen der App gespeichert. Beim erneuten Öffnen der App können auf diese Weise das System identifiziert und bestimmte Informationen automatisch übernommen werden. Wir setzen ausschließlich Cookies ein, die technisch zur Bereitstellung und zur Nutzung der App notwendig sind. Der Einsatz dieser technisch notwendigen Cookies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung einer funktionsfähigen Anwendung und ist nach den einschlägigen telekommunikationsrechtlichen Bestimmungen ohne Ihre Einwilligung zulässig. Die auf diese Weise von Ihnen erhobenen Daten werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert und nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert. Auf diese Weise können wir die Daten nicht mehr Ihnen persönlich zuordnen.
5.3. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Daten werden zunächst erhoben, um die App technisch bereitstellen zu können. Daneben speichern wir die Daten – in pseudonymisierter Form in Logfiles – zu Sicherheitszwecken, insbesondere zum Erkennen und Entgegenwirken von Angriffen auf unsere App, zu statistischen Zwecken sowie zur Optimierung unserer Systeme und um Ihnen Zugriff zur App zu gewähren. In diesen Fällen stellt unser berechtigtes Interesse die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar. Das berechtigte Interesse besteht in der Gewährleistung der soeben genannten Zwecke.
5.4. Wer bekommt Ihre Daten
Die Daten können im Rahmen der konzerninternen Zusammenarbeit an weitere Konzernunternehmen weitergegeben werden, soweit dies für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. Darüber hinaus nutzen wir externe Dienstleister, insbesondere IT-Dienstleister und Hosting-Provider, die im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung personenbezogene Daten erhalten können. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt.
5.5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Accountdaten werden für 6 Monate nach der letzten Teilnahme an einer Veranstaltung gespeichert und dann gelöscht. Angaben, die Sie in einem Chat gemacht haben, werden nach 7 Tagen gelöscht.
6. Nutzung von Microsoft Copilot während Teams-Meetings
6.1 Welche personenbezogenen Daten werden von uns zu welchen Zwecken verarbeitet und aus welcher Quelle stammen diese?
Wir setzen Microsoft Copilot während interner und externer Teams-Meetings ein. Die KI-gestützte Anwendung ermöglicht es konzerninternen Meetingteilnehmenden, während eines laufenden Meetings individuelle Copilot-Funktionen zu nutzen. Hierzu gehören insbesondere die Erstellung von Zusammenfassungen, die Beantwortung von Fragen zum Besprochenen sowie die Generierung von Aufgabenlisten.
Um diese Funktionen bereitzustellen, verarbeitet Microsoft Copilot das während des Meetings Gesprochene temporär in Textform (sog. Speech-to-Text-Verarbeitung). RWE setzt Copilot ausschließlich im Modus „Nur während des Meetings" ein. In diesem Modus werden weder Transkripte noch Copilot-Unterhaltungen über das jeweilige Meeting hinaus gespeichert.
Bei Aktivierung der Funktion beginnt die Erfassung der Speech-to-Text-Daten; den jeweiligen Meetingteilnehmenden wird dabei ein Hinweistext eingeblendet, der auf die Einschaltung von Copilot hinweist und auf die Datenschutzinformation von RWE verlinkt. Bei Abschaltung der zuvor aktivierten Funktion erhalten die Teilnehmenden ebenfalls einen entsprechenden Hinweis.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre individuelle Unterhaltung mit Copilot während des Meetings zu kopieren, zu exportieren oder Screenshots davon anzufertigen. Copilot weist beim Kopieren oder Exportieren darauf hin, dass es sich um KI-generierten Inhalt handelt.
Die verarbeiteten personenbezogenen Daten umfassen insbesondere Ihre Sprachdaten und die daraus generierten Textdaten. Die Datenquelle sind Sie selbst.
6.2 Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die im Zusammenhang mit der Nutzung von Copilot „Nur während des Meetings" erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich auf unser berechtigtes Interesse. Mit dieser Verarbeitung verfolgt RWE das Ziel, Mitarbeitende bei Teams-Meetings begleitend zu unterstützen, um Zeitersparnis zu erzielen, die Fehlerquote zu verringern und die allgemeine Effizienz bei Besprechungen und deren Nachbereitung zu steigern. Wir haben dabei sorgfältig abgewogen, dass Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses berechtigte Interesse nicht überwiegen, insbesondere da die Verarbeitung auf das für den Betrieb von Copilot „Nur während des Meetings" erforderliche Maß beschränkt ist, keine dauerhafte Speicherung erfolgt und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden.
Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit sich dieser aus Ihrer besonderen Situation begründen lässt. Konkret können Sie als Meetingteilnehmer jederzeit – auch nur für einen bestimmten Zeitraum – die Abschaltung der Copilot-Funktion verlangen. Meeting-Organisatoren sind verpflichtet, einem solchen Verlangen nachzukommen. Sofern Sie Widerspruch einlegen, werden Ihre Daten für diesen Verarbeitungszweck nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Um von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch zu machen, wenden Sie sich bitte an die in der Einladung angegebenen Kontaktdaten oder an den Meetingorganisator.
6.3 Wer bekommt Ihre Daten?
Die Microsoft Deutschland GmbH & Co. KG bzw. die Microsoft Corporation agiert im Rahmen der Copilot-Nutzung als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines mit RWE geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Speech-to-Text-Daten werden von Microsoft temporär in einer Teams-Datenbank in der geografischen Region der Organisation (EU/EWR) verarbeitet. Microsoft gibt an, dass kein menschlicher Zugriff auf die erfassten Audio- oder Textdaten besteht und die Daten weder mit Dritten geteilt noch für das Training von KI-Systemen genutzt werden. Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der von Microsoft zugesicherten Unternehmens- bzw. Tenant-Isolation und unter den einschlägigen Microsoft 365-Compliance-Zertifizierungen.
Einen mittelbaren Zugriff auf das während des Meetings Gesprochene haben über Copilot ausschließlich Sie selbst als konzerninterne Meetingteilnehmende, und dies nur für die Dauer des jeweiligen Meetings.
6.4 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Speech-to-Text-Daten sowie etwaige Copilot-Unterhaltungen werden dauerhaft gelöscht, sobald alle Teilnehmende das Meeting verlassen haben. Eine Speicherung von Transkripten oder Copilot-Unterhaltungen über das jeweilige Meeting hinaus findet nicht statt.
7. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. „Drittländer“) übermittelt?
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir ggf. Dienstleister mit Sitz in Drittstaaten. In diesen Fällen findet eine Drittland-Übermittlung statt. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten erfolgt in Übereinstimmung mit Kapitel V der DSGVO und den jeweiligen nationalen Datenschutzgesetzen. In Ermangelung einer Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO - eine Liste der Länder mit einer Angemessenheitsentscheidung finden Sie hier – sind angemessene Garantien vorgesehen, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Als Standardverfahren schließen wir mit Datenempfängern Verträge ab, die Standard-Datenschutzklauseln, auch "Standardvertragsklauseln" genannt, enthalten. Ergänzend werden bei Bedarf weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen. Eine Kopie der von der Europäischen Kommission genehmigten Muster-Datenschutzklauseln ist unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en verfügbar.
Sie haben die Möglichkeit, jederzeit weitere Informationen anzufordern sowie Kopien entsprechender Vereinbarungen zu erhalten. Sie erreichen hierzu den Datenschutzbeauftragten unter den in Punkt 3 genannten Kontaktdaten.
8. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Die eingesetzten KI-Funktionalitäten (Microsoft Copilot) dient ausschließlich der assistiven Unterstützung von Meetingteilnehmenden und erzeugt keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung.
9. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich oder aus anderen Gründen vorgeschrieben. Allerdings kann Ihre Teilnahme an der Veranstaltung oder die Nutzung der Event-App ohne Bereitstellung personenbezogener Daten nicht erfolgen.
10. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
- das Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten,
- das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich aller Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben. Dies bedeutet, dass wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und