1. Allgemeines
Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen im Rahmen der Teilnahme an unseren Veranstaltungen Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können.
2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen (Präsenz- und/oder Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Chats und Webinaren) steht, ist die Gesellschaft verantwortlich, welche die Einladung an Sie gerichtet hat – wir verweisen daher auf die dort enthaltenen Angaben.
3. Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
RWE Aktiengesellschaft
Datenschutzbeauftragter
RWE Platz 6
45141 Essen
E-Mail an dataprotection@rwe.com
4. Teilnahme an Veranstaltungen
4.1 Welche personenbezogenen Daten werden von uns zu welchen Zwecken verarbeitet und aus welcher Quelle stammen diese?
Im Zuge der Organisation sowie Durchführung von Veranstaltungen werden verschiedene Datenarten verarbeitet, die wir von Ihnen, Ihrem Auftrag-/Arbeitgeber bzw. aus öffentlichen Quellen erhalten (haben). Der Umfang hängt dabei teilweise davon ab, welche Angaben Sie oder Ihr Auftrag-/Arbeitgeber vor bzw. bei der Teilnahme an den obengenannten Veranstaltungen machen.
Im Rahmen der Einladung und etwaiger Registrierung/Anmeldung sind regelmäßig folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung:
Name, Vorname, Titel, Firma, Position im Unternehmen, Büro/Standort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn kein „Single-Sign-On“ verwendet wird) sowie weitere veranstaltungsspezifische Informationen (wenn einschlägig), wie bspw. Präferenzen hinsichtlich der Verpflegung u. Ä. [sog. Registrierungs-/Anmeldeinformationen].
Bei Teilnahme an Veranstaltungen können neben Registrierungs-/Anmeldeinformationen folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden, welche anschließend näher erläutert werden: Host- und Nutzungsinformationen zum Zwecke des technischen Betriebs wie auch Meeting-Metadaten und benutzergenerierte Informationen (je nach Inanspruchnahme von Funktionen) für die inhaltliche Ausgestaltung.
Host- und Nutzungsinformationen
IP-Adresse, Benutzeragentenkennung, Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads, MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend), Serviceversion, Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität), Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen, Zahl der Teilnehmer, Hostname, Bildschirmauflösung, Join-Methode, Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose.
Meeting-Metadaten
Thema, Beschreibung
Benutzergenerierte Informationen
Avatar/Bild
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfrage-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese während der Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon sowie von einer etwaigen Videokamera verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die genutzte Applikation oder die Einstellungen Ihres Endgerätes abschalten bzw. stummstellen. Für Zwecke der Nachbereitung der Veranstaltung können die von den Teilnehmern mündlich oder via Chat gestellten Fragen in transkribierter und aggregierter Form verarbeitet werden.
Fotografien und Aufzeichnungen (soweit angekündigt/aktiviert)
Wenn wir beabsichtigen, die Veranstaltung (oder Teile deren) aufzuzeichnen, werden wir dies Ihnen im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit rechtlich erforderlich – um eine Einwilligung bitten. Es findet keine automatische Aufzeichnung statt, die Aufzeichnungsfunktion muss vielmehr aktiv eingestellt werden.
Bei Einwahl via Telefon
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten gespeichert werden.
4.2. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Soweit personenbezogene Daten von Ihnen in Ihrer Eigenschaft als Beschäftigte/r verarbeitet werden, findet dies regelmäßig für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses statt. Erfolgt Ihre Teilnahme an der Veranstaltung im Rahmen einer Vertragsbeziehung, stellt die Erfüllung dieses Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar.
Sollten im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses respektive die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich, gleichwohl jedoch technische Voraussetzung bzw. elementarer Bestandteil bei der Nutzung von entsprechenden Tools sein oder aber ist die Verarbeitung kennzeichnend für den Charakter der Veranstaltung, so ist unser berechtigtes Interesse die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Dieses berechtigte Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung, u. a. an Gewährleistung der Sicherheit, Nutzerregistrierung. Bereitstellung von Zugangsdaten und (Medien-)Berichtserstattung.
Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilen (z. B. für die Aufzeichnung der Veranstaltung einschließlich Ihrer Sprach- und Bilddaten), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter Verwendung der in der Einladung angegebenen Kontaktdaten widerrufen werden.
4.3. Wer bekommt Ihre Daten
Für die Einladung sowie die Durchführung der Veranstaltung werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister eingesetzt, die wir ebenfalls auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet haben. Ihre personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. In begründeten Fällen, in denen die Inhalte der Veranstaltung auch für Beschäftigte anderer RWE-Konzerngesellschaften und/oder aber für die Öffentlichkeit eine Relevanz aufweisen und somit ein berechtigtes Interesse gegeben ist, können sie im Konzernverbund – etwa via Intranet – bzw. auf unserer Webseite geteilt werden. Im letzteren Fall werden wir Sie darüber gesondert informieren.
4.4. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen (z.B. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) werden im Rahmen der Löschung berücksichtigt.
5. Nutzung der Event-App
5.1. Welche personenbezogenen Daten werden von uns zu welchen Zwecken verarbeitet und aus welcher Quelle stammen diese?
Bei jedem Aufruf der Event-App bzw. deren Nutzung, erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen Ihres Endgerätes. Neben nicht personenbezogenen Daten (z. B. die Namen der abgerufenen Dateien; Datum und Uhrzeit eines Abrufs; der Name Ihres Internet Service Providers; sowie ggf. Betriebssystem und Browserversion Ihres Endgerätes; Hostname des zugreifenden Systems; Spracheinstellungen) wird dabei Ihre IP-Adresse verarbeitet. Regelmäßig sind folgende personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort sowie weitere veranstaltungsspezifische Informationen (wenn einschlägig) und weiterhin Angaben, die Sie in dem App-eigenen Chat hinterlassen, sollten Sie der Nutzung zustimmen, sowie das Avatar-Foto, sofern Sie dieses freiwillig hochladen.
Die Daten werden von Ihnen erhoben, indem sie automatisiert von Ihrem genutzten Endgerät an unser System übermittelt werden bzw. Sie diese selbst in der Anwendung angeben.
5.2. Einsatz von Cookies
In unserer App verwenden wir Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die eine charakteristische Zeichenfolge enthalten. Sie ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Endgeräts. Sie werden beim Öffnen der App gespeichert. Beim erneuten Öffnen der App können auf diese Weise das System identifiziert und bestimmte Informationen automatisch übernommen werden. Wir setzen nur Cookies ein, die technisch zur Bereitstellung und zur Nutzung der App notwendig sind. Die auf diese Weise von Ihnen erhobenen Daten werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert und nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert. Auf diese Weise können wir die Daten nicht mehr Ihnen persönlich zuordnen.
5.3. Auf welcher Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?
Die Daten werden zunächst erhoben, um die App technisch bereitstellen zu können. Daneben speichern wir die Daten – in pseudonymisierter Form in Logfiles – zu Sicherheitszwecken, insbesondere zum Erkennen und Entgegenwirken von Angriffen auf unsere App, zu statistischen Zwecken sowie zur Optimierung unserer Systeme und um Ihnen Zugriff zur App zu gewähren. In diesen Fällen stellt unser berechtigtes Interesse die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung dar. Das berechtigte Interesse besteht in der Gewährleistung der soeben genannten Zwecke.
5.4. Wer bekommt Ihre Daten
Die Daten können in bestimmten Fällen an weitere Konzernunternehmen weitergegeben werden. Darüber hinaus nutzen wir externe Dienstleister, die im Rahmen ihrer Aufgabenwahrnehmung in bestimmten Fällen ebenfalls personenbezogene Daten erhalten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt.
5.5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Ihre Accountdaten werden für 6 Monate nach der letzten Teilnahme an einer Veranstaltung gespeichert und dann gelöscht. Angaben, die Sie in einem Chat gemacht haben, werden nach 7 Tagen gelöscht.
6. Werden Ihre Daten an Länder außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. „Drittländer“) übermittelt?
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir ggf. Dienstleister mit Sitz in Drittstaaten. In diesen Fällen findet eine Drittland-Übermittlung statt. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten erfolgt in Übereinstimmung mit Kapitel V der DSGVO und den jeweiligen nationalen Datenschutzgesetzen. In Ermangelung einer Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO - eine Liste der Länder mit einer Angemessenheitsentscheidung finden Sie hier – sind angemessene Garantien vorgesehen, die ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten. Als Standardverfahren schließen wir mit Datenempfängern Verträge ab, die Standard-Datenschutzklauseln, auch "Standardvertragsklauseln" genannt, enthalten. Eine Kopie der von der Europäischen Kommission genehmigten Muster-Datenschutzklauseln ist unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en verfügbar.
Sie haben die Möglichkeit, jederzeit weitere Informationen anzufordern sowie Kopien entsprechender Vereinbarungen zu erhalten. Sie erreichen hierzu den Datenschutzbeauftragten unter den in Punkt 3 genannten Kontaktdaten.
7. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich oder aus anderen Gründen vorgeschrieben. Allerdings kann ihre Teilnahme an den Veranstaltung oder die Nutzung der Event-App ohne Bereitstellung personenbezogener Daten nicht erfolgen.
9. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
- das Recht auf Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten,
- das Recht, unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung vorliegt,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen,
- das Recht das Recht auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich aller Daten, welche Sie uns bereitgestellt haben. Dies bedeutet, dass wir Ihnen diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und